Návod pro uživatele MS Exchange (MS Outlook)
|
Obsah
Co je to VoiceChange?
VoiceChange ve svém základním provedení slouží jako inteligentní telefonní
záznamník, který lze rozšiřovat o další možnosti -- pomocí VoiceChange je
možno vytvořit aplikace jako "automatická přepojovatelka",
"informační linka", "phone banking" atd.
VoiceChange se integruje s telefonní ústřednou a s Vaším e-mail systémem.
Umožňuje tak kromě vyzvedávání hlasových zpráv telefonem i jejich pohodlný
příjem a zpracování ve Vašem e-mail klientovi (Microsoft Outlook, Lotus
Notes...)
Pro výběr hlasových zpráv telefonem potřebujete telefonní
přístroj s tónovou volbou. Tu má dnes většina pobočkových telefonů, telefonních
automatů a též mobilní telefony. Pro vlastníky starších telefonních přístrojů
s pulzní volbou existují přívěsky na klíče, které se po přiložení k mikrofonu
telefonu mohou použít pro tónovou volbu.
zpět na začátek
Jak nahrát zprávu, pokud volaný nezvedá telefon?
Pokud volaný účastník nezvedá telefon, nebo právě telefonuje a tudíž
má obsazeno, telefonát je přesměrován do VoiceChange (pokud je správně
nastavena telefonní ústředna). Co se děje potom?
- VoiceChange Vám přehraje firemní uvítání, např. "Dobrý den, dovolali jste se do Datasysu"
nebo standardní "Dobrý den, dovolali jste se do hlasového systému Voicechange". Firemní
uvítání nemusí být použito, záleží na volbě správce sítě.
- Pak uslyšíte osobní uvítání volaného ("Tady je Aleš Zelený, můžete mi zanechat vzkaz")
nebo univerzální osobní uvítání ("Po zaznění tónu zanechte vzkaz pro linku 229").
- Následuje hlášení "Pro ukončení zavěste nebo stiskněte křížek pro další volby"
a pípnutí, které označuje začátek nahrávání.
- Řekněte svůj vzkaz a zavěste nebo stiskněte křížek (#) pro další volby. Maximální
délka vzkazu je nastavena správcem sítě, obvykle bývá 90 sekund.
Nahrávání bude předčasně ukončeno, pokud budete ticho déle než deset sekund.
- Pokud jste nahrávání ukončili křížkem, dostanete se do menu dalších voleb. K dispozici jsou tyto možnosti:
1, #, zavěšení
|
Odeslání zprávy do příslušné schránky, ozve se zpráva "Zpráva byla odeslána. Na slyšenou."
|
2
|
Přehrání právě nahrané zprávy, např. pro kontrolu.
|
3
|
Nové nahrání zprávy.
|
4
|
Nastavení vysoké/normální důležitosti zprávy (první stisk nastaví vysokou důležitost, druhý nastaví zpět
normální důležitost).
|
5
|
Změna vašeho telefonního čísla připojeného ke vzkazu. Číslo zadáte z klávesnice telefonu a ukončíte křížkem.
|
6
|
Odeslání zprávy na více linek. Zadejte číslo z klávesnice telefonu a stiskněte křížek. Lze zadat více čísel,
případně seznam čísel smazat.
|
zpět na začátek
Jak odeslat hlasovou zprávu?
Pokud chcete někomu poslat hlasovou zprávu i v případě, že je přítomen
a netelefonuje (tj. Váš telefonát by zvednul a Vy přitom jen chcete zanechat
vzkaz), potřebujete znát centrální přístupové číslo VoiceChange.
Toto číslo Vám sdělí správce sítě.
Poslání hlasové zprávy:
- Vytočte centrální přístupové číslo Vaší VoiceChange.
- Po případném firemním uvítání se ozve "Zvolte číslo linky volaného
nebo zmáčkněte hvězdičku pro vyzvednutí své hlasové schránky".
Tónovou volbou zadejte číslo linky, pro kterou chcete zanechat vzkaz.
- Další postup je stejný jako při
běžném zanechání vzkazu.
zpět na začátek
Jak přijmout hlasovou zprávu?
Jakmile Vám někdo zanechá hlasovou zprávu, budete na tuto skutečnost
upozorněni speciální e-mailovou zprávou.
Pokud je to Vaše první přijatá hlasová zpráva, dorazí před ní ještě zpráva "Vítejte ve VoiceChange".
V této zprávě bude odkaz na nápovědu k Vaší VoiceChange
a instalace klientské aplikace pro VoiceChange. Tuto
instalaci si spusťte -- bez jejího provedení nebude správně fungovat formulář hlasové zprávy!
Zobrazte si přišlou hlasovou zprávu. V textu zprávy máte informaci, z jaké linky
a od koho přišla (pokud volající byl z Vaší pobočkové ústředny) a odkaz na
nápovědu. Tímto jste informováni o tom, že máte novou hlasovou zprávu.
Pokud nemáte zvukovou kartu, je třeba si zprávu vyzvednout telefonem.
Popis najdete zde.
Pokud máte zvukovou kartu, můžete si zprávu rovnou přehrát. K tomu
slouží tlačítka "Přehrát zprávu z archivu" a "Přehrát zprávu z přílohy".
- Přehrát zprávu z archivu přehraje hlasovou zprávu z archivu na
VoiceChange serveru a označí ji v archivu jako poslechnutou. Pokud tedy budete později
vyzvedávat hlasové zprávy telefonem, tato zpráva se Vám již nepřehraje jako
"nová zpráva".
Pro správnou činnost této funkce musíte být připojeni k počítačové síti.
Nelze ji tedy použít například na noteboocích při čtení zpráv v režimu "offline".
Doporučujeme používat funkci "Přehrát zprávu z archivu" vždy, když je to možné.
- Přehrát zprávu z přílohy přehraje hlasovou zprávu z WAV souboru
přiloženého jako attachment k tomuto e-mailu.
Tato funkce neoznačuje hlasovou zprávu v archivu na serveru jako
poslechnutou; pokud si tedy později budete vybírat zprávy telefonem,
uslyšíte tuto zprávu jako novou.
Tlačítko "přehrát zprávu z přílohy" je určeno zejména pro
majitele notebooků pracujících v režimu offline nebo přes RAS.
Na záložce "Archiv" máte k dispozici pohled do Vašeho
serverového archivu hlasových zpráv. Popis použití následuje pod obrázkem.
zpět na začátek
Správa hlasových zpráv prostřednictvím počítače
V každém e-mailu s hlasovou zprávou máte na záložce "Archiv"
k dispozici pohled do serverového archivu Vašich hlasových zpráv.
V pohledu vidíte u každé hlasové zprávy datum a čas jejího přijetí a
v případě, že volající byl z Vaší pobočkové ústředny, též číslo
telefonní linky a jméno odesilatele.
Levým tlačítkem myši můžete označit jednu či více hlasových zpráv.
Po kliknutí pravým tlačítkem vyskočí kontextové menu, které Vám umožní
udělat následující akce:
- Přehrát označenou zprávu
- Označit zvolené zprávy jako vyslechuté. Při příštím
telefonickém výběru se nebudou přehrávat jako "nové".
- Označit zvolené zprávy jako nevyslechuté. Při příštím
telefonickém výběru se budou přehrávat jako "nové".
- Přeposlat (forwardovat) označené zprávy jinému příjemci
elektronické pošty.
- Smazat označené zprávy
Smazáním přišlého e-mailu nemažete hlasovou zprávu z archivu na serveru!
Z archivu můžete zprávu smazat následujícími postupy:
- Smazáním na záložce "Archiv" u přišlé zprávy.
- Při telefonickém výběru volbou "3" (smazat všechny zprávy) nebo "4" (smazat nové všechny zprávy) v hlavním menu.
- Při telefonickém výběru volbou "8" při poslechu zprávy.
Hlasové zprávy se též z archivu automaticky mažou. Po instalaci VoiceChange
je nastaveno, že nevyposlechnuté hlasové zprávy jsou mazány po šedesáti dnech,
vyslechnuté po třiceti dnech. Administrátor může toto nastavení změnit.
zpět na začátek
Správa hlasové schránky pomocí telefonu
K vyzvedávání hlasových zpráv a správě své hlasové schránky pomocí telefonu
potřebujete znát centrální přístupové číslo VoiceChange.
Toto číslo Vám sdělí správce sítě.
Jak se "dostat" do své hlasové schránky telefonem?
- Vytočte centrální přístupové číslo Vaší VoiceChange.
- Po případném firemním uvítání se ozve "Zvolte číslo linky volaného
nebo zmáčkněte hvězdičku pro vyzvednutí své hlasové schránky".
Zmáčkněte hvězdičku.
- Další dotaz je na číslo linky, jejíž hlasové zprávy chcete vyzvednout.
Zadejte číslo své linky.
- Budete požádáni o zadání heslo k vaší schránce. Zadání hesla ukončete stiskem křížku (#). Pokud máte
nastaveno defaultní heslo (zadané administrátorem při instalaci), musíte si je nyní změnit.
- Nyní Vám VoiceChange
přehraje nové zprávy a následně se dostanete do
hlavního menu.
Poslech nových zpráv
Jste-li úspěšně přihlášeni do své hlasové schránky, VoiceChange vám
začne přehrávat nové zprávy, a to od nejstarších k nejnovějším. Po dobu
toho přehrávání můžete používat následující klávesy svého telefonu:
1
|
Skok na začátek první zprávy.
|
2
|
Předat zprávu na jinou linku.
|
4
|
Skok na začátek předchozí zprávy.
|
5
|
Zpět na začátek právě přehrávané zprávy.
|
6
|
Skok na začátek následující zprávy.
|
7
|
Smazání předchozí zprávy.
|
8
|
Smazání právě přehrávané zprávy.
|
0
|
Nápověda.
|
*
|
Ukončení přehrávání nových zpráv a přechod do
hlavního menu.
Nevyposlechnuté zprávy zůstanou nevyposlechnuté a budou přehrány příště.
|
Hlavní menu
V hlavním menu VoiceChange máte k dispozici následující volby:
1
|
Přehrání všech zpráv ve Vašem archivu.
Při přehrávání všech zpráv je možno
používat stejné klávesy, jako při
přehrávání nových zpráv
|
2
|
Změna osobního nastavení. Zde jsou k dispozici dvě další volby:
2 - změna hesla vaší schránky
3 - změna osobního uvítání (pozdravu).
|
3
|
Smazání všech hlasových zpráv ve Vašem archivu. Před akcí se ještě zeptá na potvrzení.
Pokud potvrdíte smazání stiskem křížku, budou zrušeny všechny
zprávy ve Vaší schránce, a to včetně zpráv doposud nevyslechnutých! Hvězdičkou mazání odvoláte.
Tip: jednotlivé zprávy lze mazat při jejich přehrávání stiskem klávesy 8.
|
4
|
Smazání nových zpráv. Na rozdíl od předchozí funkce maže jen nevyslechnuté zprávy. Rovněž
zde je vyžadováno potvrzení křížkem. Hvězdičkou mazání odvoláte.
|
7
|
Změna firemního uvítání. Tato volba je přístupná jen správci systému VoiceChange.
|
8
|
Zanechání vzkazu pro jinou linku. Umožní zanechat hlasovou zprávu pro jiného uživatele.
|
9
|
Vyslechnout zprávu v jiné schránce. Zadáte číslo jiné schránky a heslo k této schránce, poté je vám
do ní povolen přístup.
|
*
|
Ukončení spojení.
|
Nahrání osobního / firemního pozdravu
Pomocí tohoto menu změní běžný uživatel své osobní uvítání (volba 2 v hlavním menu + volba 3) nebo administrátor
změní firemní uvítání (volba 7 v hlavním menu).
1
|
Vyslechnutí osobního / firemního uvítání.
|
2
|
Nahrání nového pozdravu. Pro ukončení stiskněte křížek, poté je změnu nutno povolit křížkem nebo
zamítnout hvězdičkou.
|
3
|
Smazání osobního pozdravu (nastaví se standardní pozdrav); zapnutí/vypnutí firemního pozdravu.
|
*
|
Návrat do hlavního menu.
|
zpět na začátek
Informace pro uživatele RAS připojení
VoiceChange je velmi konfigurovatelná. Nabízí proto i speciální
podporu pro uživatele RAS (a pro všechny připojující se
přes pomalé spojení):
- Je možno nastavit vysokou kompresi u WAV souborů přiložených ke
zprávě. Kvalita nahrávky je sice nižší, ale délka souborů se radikálně
sníží. Nejvyšší podporovaná komprese je 1KB/sec.
- Je možné zcela vypnout posílání WAV souboru ve zprávě.
Pak nebude možno si přehrát zprávy, pokud nebude počítač
připojen k firemní síti (nebo RASu) a nebude fungovat
tlačítko Přehrát z přílohy ve formuláři zprávy.
Stále však bude možno vyzvednout hlasové zprávy na dálku
telefonicky zavoláním na VoiceChange. Zpráva v mailboxu
má v tomto případě hlavně informativní hodnotu - "máte novou zprávu".
Obě tato nastavení musí provádět správce sítě -- požádejte jej o nastavení,
které Vám bude nejvíce vyhovovat.
zpět na začátek