Návod pro uživatele Lotus Notes

Obsah

Co je to VoiceChange?
Jak nahrát zprávu, pokud volaný nezvedá telefon?
Jak odeslat hlasovou zprávu?
Jak přijmout hlasovou zprávu?
Správa hlasových zpráv prostřednictvím počítače
Správa hlasové schránky pomocí telefonu

Co je to VoiceChange?

VoiceChange ve svém základním provedení slouží jako inteligentní telefonní záznamník, který lze rozšiřovat o další možnosti -- pomocí VoiceChange je možno vytvořit aplikace jako "automatická přepojovatelka", "informační linka", "phone banking" atd.

VoiceChange se integruje s telefonní ústřednou a s Vaším e-mail systémem. Umožňuje tak kromě vyzvedávání hlasových zpráv telefonem i jejich pohodlný příjem a zpracování ve Vašem e-mail klientovi (Microsoft Outlook, Lotus Notes...)

Pro výběr hlasových zpráv telefonem potřebujete telefonní přístroj s tónovou volbou. Tu má dnes většina pobočkových telefonů, telefonních automatů a též mobilní telefony. Pro vlastníky starších telefonních přístrojů s pulzní volbou existují přívěsky na klíče, které se po přiložení k mikrofonu telefonu mohou použít pro tónovou volbu.

zpět na začátek

Jak nahrát zprávu, pokud volaný nezvedá telefon?

Pokud volaný účastník nezvedá telefon, nebo právě telefonuje a tudíž má obsazeno, telefonát je přesměrován do VoiceChange (pokud je správně nastavena telefonní ústředna). Co se děje potom?

VoiceChange Vám přehraje firemní uvítání, např. "Dobrý den, dovolali jste se do Datasysu" nebo standardní "Dobrý den, dovolali jste se do hlasového systému Voicechange". Firemní uvítání nemusí být použito, záleží na volbě správce sítě.
Pak uslyšíte osobní uvítání volaného ("Tady je Aleš Zelený, můžete mi zanechat vzkaz") nebo univerzální osobní uvítání ("Po zaznění tónu zanechte vzkaz pro linku 229").
Následuje hlášení "Pro ukončení zavěste nebo stiskněte křížek pro další volby" a pípnutí, které označuje začátek nahrávání.
Řekněte svůj vzkaz a zavěste nebo stiskněte křížek (#) pro další volby. Maximální délka vzkazu je nastavena správcem sítě, obvykle bývá 90 sekund. Nahrávání bude předčasně ukončeno, pokud budete ticho déle než deset sekund.
Pokud jste nahrávání ukončili křížkem, dostanete se do menu dalších voleb. K dispozici jsou tyto možnosti:

1, #, zavěšení	Odeslání zprávy do příslušné schránky, ozve se zpráva "Zpráva byla odeslána. Na slyšenou."
2	Přehrání právě nahrané zprávy, např. pro kontrolu.
3	Nové nahrání zprávy.
4	Nastavení vysoké/normální důležitosti zprávy (první stisk nastaví vysokou důležitost, druhý nastaví zpět normální důležitost).
5	Změna vašeho telefonního čísla připojeného ke vzkazu. Číslo zadáte z klávesnice telefonu a ukončíte křížkem.
6	Odeslání zprávy na více linek. Zadejte číslo z klávesnice telefonu a stiskněte křížek. Lze zadat více čísel, případně seznam čísel smazat.

zpět na začátek

Jak odeslat hlasovou zprávu?

Pokud chcete někomu poslat hlasovou zprávu i v případě, že je přítomen a netelefonuje (tj. Váš telefonát by zvednul a Vy přitom jen chcete zanechat vzkaz), potřebujete znát centrální přístupové číslo VoiceChange. Toto číslo Vám sdělí správce sítě.

Poslání hlasové zprávy:

Vytočte centrální přístupové číslo Vaší VoiceChange.
Po případném firemním uvítání se ozve "Zvolte číslo linky volaného nebo zmáčkněte hvězdičku pro vyzvednutí své hlasové schránky". Tónovou volbou zadejte číslo linky, pro kterou chcete zanechat vzkaz.
Další postup je stejný jako při běžném zanechání vzkazu.

zpět na začátek

Jak přijmout hlasovou zprávu?

Jakmile Vám někdo zanechá hlasovou zprávu, budete na tuto skutečnost upozorněni speciální e-mailovou zprávou.

Zobrazte si přišlou hlasovou zprávu. V textu zprávy máte informaci, z jaké linky a od koho přišla (pokud volající byl z Vaší pobočkové ústředny) a odkaz na nápovědu. Tímto jste informováni o tom, že máte novou hlasovou zprávu.

Pokud nemáte zvukovou kartu, je třeba si zprávu vyzvednout telefonem. Popis najdete zde.

Pokud máte zvukovou kartu, můžete si zprávu rovnou přehrát. K tomu slouží tlačítka "Přehrát zprávu z archivu" a "Přehrát zprávu z přílohy".

Přehrát zprávu z archivu přehraje hlasovou zprávu z archivu na VoiceChange serveru a označí ji v archivu jako poslechnutou. Pokud tedy budete později vyzvedávat hlasové zprávy telefonem, tato zpráva se Vám již nepřehraje jako "nová zpráva".
Pro správnou činnost této funkce musíte být připojeni k počítačové síti. Nelze ji tedy použít například na noteboocích při čtení zpráv v režimu "offline".
Doporučujeme používat funkci "Přehrát zprávu z archivu" vždy, když je to možné.
Přehrát zprávu z přílohy přehraje hlasovou zprávu z WAV souboru přiloženého jako attachment k tomuto e-mailu.
Tato funkce neoznačuje hlasovou zprávu v archivu na serveru jako poslechnutou; pokud si tedy později budete vybírat zprávy telefonem, uslyšíte tuto zprávu jako novou.
Tlačítko "přehrát zprávu z přílohy" je určeno zejména pro majitele notebooků pracujících v režimu offline nebo přes RAS.

Stisknutím tlačítka "Otevřít archiv" se dostanete do svého archivu hlasových zpráv. Jeho použití je popsáno pod obrázkem.

Pohled na přišlou hlasovou zprávu. Kliknutím obrázek zvětšíte.

zpět na začátek

Správa hlasových zpráv prostřednictvím počítače

V každém přišlém e-mailu obsahujícím hlasovou zprávu je i tlačítko "Otevřít archiv". Pomocí tohoto tlačítka se dostanete do svého serverového archivu hlasových zpráv.

Pohled na archiv zpráv. Kliknutím obrázek zvětšíte.

V pohledu do seznamu zpráv vidíte u každé hlasové zprávy datum a čas jejího přijetí a v případě, že volající byl z Vaší pobočkové ústředny, též číslo telefonní linky a jméno odesilatele.

Po otevření některé konkrétní zprávy si jí můžete přehrát tlačítkem "Přehrát".

Smazáním přišlého e-mailu s hlasovou zprávou nemažete hlasovou zprávu z archivu na serveru! Z archivu můžete zprávu smazat následujícími postupy:

Smazáním přímo v archivu
Při telefonickém výběru volbou "5" (smazat všechny zprávy) v hlavním menu.
Při telefonickém výběru volbou "8" při poslechu zprávy.

Hlasové zprávy se též z archivu automaticky mažou. Po instalaci VoiceChange je nastaveno, že nevyposlechnuté hlasové zprávy jsou mazány po šedesáti dnech, vyslechnuté po třiceti dnech. Administrátor může toto nastavení změnit.

Archiv zpráv je možno otevřít tlačítkem na přišlé hlasové zprávě, nebo přímo jako databázi Lotus Notes. VoiceChange archiv je uložen na domovském serveru VoiceChange v souboru DsVx\VX_arc.nsf. Připojení k němu vypadá takto:

Připojení VoiceChange archivu - výběr adresáře.

Připojení VoiceChange archivu - výběr souboru.

zpět na začátek

Správa hlasové schránky pomocí telefonu

K vyzvedávání hlasových zpráv a správě své hlasové schránky pomocí telefonu potřebujete znát centrální přístupové číslo VoiceChange. Toto číslo Vám sdělí správce sítě.

Jak se "dostat" do své hlasové schránky telefonem?

Vytočte centrální přístupové číslo Vaší VoiceChange.
Po případném firemním uvítání se ozve "Zvolte číslo linky volaného nebo zmáčkněte hvězdičku pro vyzvednutí své hlasové schránky". Zmáčkněte hvězdičku.
Další dotaz je na číslo linky, jejíž hlasové zprávy chcete vyzvednout. Zadejte číslo své linky.
Budete požádáni o zadání heslo k vaší schránce. Zadání hesla ukončete stiskem křížku (#). Pokud máte nastaveno defaultní heslo (zadané administrátorem při instalaci), musíte si je nyní změnit.
Nyní Vám VoiceChange přehraje nové zprávy a následně se dostanete do hlavního menu.

Poslech nových zpráv

Jste-li úspěšně přihlášeni do své hlasové schránky, VoiceChange vám začne přehrávat nové zprávy, a to od nejstarších k nejnovějším. Po dobu toho přehrávání můžete používat následující klávesy svého telefonu:

1 Skok na začátek první zprávy.

2 Předat zprávu na jinou linku.

4 Skok na začátek předchozí zprávy.

5 Zpět na začátek právě přehrávané zprávy.

6 Skok na začátek následující zprávy.

7 Smazání předchozí zprávy.

8 Smazání právě přehrávané zprávy.

0 Nápověda.

* Ukončení přehrávání nových zpráv a přechod do hlavního menu.
Nevyposlechnuté zprávy zůstanou nevyposlechnuté a budou přehrány příště.

Hlavní menu

V hlavním menu VoiceChange máte k dispozici následující volby:

1 Přehrání všech zpráv ve Vašem archivu. Při přehrávání všech zpráv je možno používat stejné klávesy, jako při přehrávání nových zpráv

2 Změna osobního nastavení. Zde jsou k dispozici dvě další volby:
2 - změna hesla vaší schránky
3 - změna osobního uvítání (pozdravu).

3 Smazání všech hlasových zpráv ve Vašem archivu. Před akcí se ještě zeptá na potvrzení. Pokud potvrdíte smazání stiskem křížku, budou zrušeny všechny zprávy ve Vaší schránce, a to včetně zpráv doposud nevyslechnutých! Hvězdičkou mazání odvoláte.
Tip: jednotlivé zprávy lze mazat při jejich přehrávání stiskem klávesy 8.

4 Smazání nových zpráv. Na rozdíl od předchozí funkce maže jen nevyslechnuté zprávy. Rovněž zde je vyžadováno potvrzení křížkem. Hvězdičkou mazání odvoláte.

7 Změna firemního uvítání. Tato volba je přístupná jen správci systému VoiceChange.

8 Zanechání vzkazu pro jinou linku. Umožní zanechat hlasovou zprávu pro jiného uživatele.

9 Vyslechnout zprávu v jiné schránce. Zadáte číslo jiné schránky a heslo k této schránce, poté je vám do ní povolen přístup.

* Ukončení spojení.

Nahrání osobního / firemního pozdravu

Pomocí tohoto menu změní běžný uživatel své osobní uvítání (volba 2 v hlavním menu + volba 3) nebo administrátor změní firemní uvítání (volba 7 v hlavním menu).

1 Vyslechnutí osobního / firemního uvítání.

2 Nahrání nového pozdravu. Pro ukončení stiskněte křížek, poté je změnu nutno povolit křížkem nebo zamítnout hvězdičkou.

3 Smazání osobního pozdravu (nastaví se standardní pozdrav); zapnutí/vypnutí firemního pozdravu.

* Návrat do hlavního menu.

zpět na začátek

1	Skok na začátek první zprávy.
2	Předat zprávu na jinou linku.
4	Skok na začátek předchozí zprávy.
5	Zpět na začátek právě přehrávané zprávy.
6	Skok na začátek následující zprávy.
7	Smazání předchozí zprávy.
8	Smazání právě přehrávané zprávy.
0	Nápověda.
*	Ukončení přehrávání nových zpráv a přechod do hlavního menu. Nevyposlechnuté zprávy zůstanou nevyposlechnuté a budou přehrány příště.

1	Přehrání všech zpráv ve Vašem archivu. Při přehrávání všech zpráv je možno používat stejné klávesy, jako při přehrávání nových zpráv
2	Změna osobního nastavení. Zde jsou k dispozici dvě další volby: 2 - změna hesla vaší schránky 3 - změna osobního uvítání (pozdravu).
3	Smazání všech hlasových zpráv ve Vašem archivu. Před akcí se ještě zeptá na potvrzení. Pokud potvrdíte smazání stiskem křížku, budou zrušeny všechny zprávy ve Vaší schránce, a to včetně zpráv doposud nevyslechnutých! Hvězdičkou mazání odvoláte. Tip: jednotlivé zprávy lze mazat při jejich přehrávání stiskem klávesy 8.
4	Smazání nových zpráv. Na rozdíl od předchozí funkce maže jen nevyslechnuté zprávy. Rovněž zde je vyžadováno potvrzení křížkem. Hvězdičkou mazání odvoláte.
7	Změna firemního uvítání. Tato volba je přístupná jen správci systému VoiceChange.
8	Zanechání vzkazu pro jinou linku. Umožní zanechat hlasovou zprávu pro jiného uživatele.
9	Vyslechnout zprávu v jiné schránce. Zadáte číslo jiné schránky a heslo k této schránce, poté je vám do ní povolen přístup.
*	Ukončení spojení.

1	Vyslechnutí osobního / firemního uvítání.
2	Nahrání nového pozdravu. Pro ukončení stiskněte křížek, poté je změnu nutno povolit křížkem nebo zamítnout hvězdičkou.
3	Smazání osobního pozdravu (nastaví se standardní pozdrav); zapnutí/vypnutí firemního pozdravu.
*	Návrat do hlavního menu.