Navigace:  FaxChange™ - Dokumentace > Používání FaxChange™ > Charakteristika FaxChange > Jak FaxChange pracuje

Fax se vytváří buď pomocí tisku na speciální faxovou tiskárnu nebo přímo v klientově elektronické poště, ze které se následně odesílá na příslušný Exchange server. Pomocí konektoru je fax dále poslán do faxového serveru FaxChange™, který se již postará o fyzické odesílání faxu do veřejné telefonní sítě. Opačným způsobem pak probíhá příjem faxů do osobních poštovních schránek jednotlivých uživatelů.

FaxChange™ pomáhá výrazně snížit faxové náklady. Umožňuje snadno sledovat náklady na uživatele, skupinu či projekt, ale i zjistit, kdo, kam a za kolik faxoval. Dokáže určit, který pracovník bude faxovat místně, meziměstsky, mezinárodně, nebo úplně faxování zakázat. Umí nastavit odesílání faxů na dobu, kdy jsou telefonní poplatky nižší (v noci a o víkendu), či využít FaxRouter.

ADS - Scheduling

FaxChange™ je možné nakonfigurovat tak, aby automaticky zvolil optimální dobu odesílání vzhledem k výši telefonních poplatků. Toto nastavení je možné provést nejen globálně pro všechny odesílané faxy, ale i jen pro některá faxová čísla, přičemž je možné vždy pracovat se třemi různými prioritami faxové zprávy.

FaxRouter

Tato funkce je zajímavá pro velké organizace s více pobočkami propojenými počítačovou sítí. Modul FaxRouter umožňuje směrovat faxy přes počítačovou síť k odeslání z místa, které je z hlediska poplatků za faxování výhodnější. Např. pokud je posílán fax z Prahy do Brna, je výhodnější nejdříve fax poslat elektronickou poštou do Brna a teprve z Brna faxovat na příslušné lokální faxové číslo za lokální tarif.

Nepřímé úspory nákladů

FaxChange™ nevyžaduje instalaci klientů - vše se instaluje na server, klientské komponenty se instalují automaticky při prvním použití faxové služby. Uživatelé ušetří čas, který je nutný při odesílání z klasického faxu.

Automatické doručování faxů adresátovi

FaxChange™ umožňuje automatické doručování faxů adresátovi bez účasti operátora, který by faxy rozděloval.

Směrování faxů

FaxChange™ umožňuje několik způsobů směrování příchozích faxů:

Každý uživatel může mít přiděleno virtuální faxové číslo, na základě kterého se příchozí faxy směrují do poštovní schránky konkrétního uživatele. Tento způsob routování vyžaduje spolupráci pobočkové ústředny, která po přesměrování faxu z virtuální linky na fyzickou faxovou linku zopakuje pro faxový server koncovou sekvenci čísel identifikující cílovou poštovní schránku.

Faxy jsou směrovány na základě MSN čísla.

CSID je identifikační řetězec specifické pro každý jednotlivý faxový přístroj. Na základě CSID čísla umí FaxChange směrovat faxy vždy ke konkrétnímu uživateli.

OCR modul FaxChange™ umí přeložit fax z tiffu do textu (RTF nebo Microsoft Word). Tento modul také implementuje OCR routing. Modul vyhledává na první straně faxu potenciální adresáty, kterým je fax zasílán.

Všechny příchozí faxy na danou faxovou linku jsou ukládány do jedné poštovní schránky případně do "sdílené složky" Exchange Serveru. Odtud je pak možné faxy přeposílat cílovým adresátům.

Podporované ústředny

Pro přímé směrování faxů je podporována řada ústředen (např. Siemens Hicom, Ericsson, Alcatel, Kapsch, AT&T atd.). FaxChange™ též obsahuje speciální modul pro propojení ústředny Ericsson, která standardně nepodporuje DTMF signalizaci. Pokud potřebujete zjistit, zda je možné propojit FaxChange s vaší ústřednou, kontaktujte oddělení technické podpory.

Faxování s pomocí FaxChange™ je velmi snadné

Faxování s pomocí FaxChange™ je velmi snadné a nevyžaduje téměř žádné školení. Je to dáno především začleněním FaxChange do prostředí elektronické pošty. Faxy se posílají a přijímají stejným způsobem jako běžná elektronická pošta (e-mail) přímo z osobního počítače.

E-mail systém

FaxChange™ je integrována do E-mail systémů Microsoft Exchange Server, NT/SMTP a Lotus Notes. Ne pro všechny systémy jsou dostupné všechny moduly  FaxChange™. Všechny moduly jsou dostupné pouze pro Microsoft Exchange Server. Zde najdete soupis funkcí pro ostatní E-mail systémy.

Klienti

Díky přímé integraci FaxChange™ s poštovním serverem je možno pro odesílání a přijímání faxů používat již existující poštovní klienty. Není tedy nutné instalovat jakékoliv klientské rozšíření. To umožňuje jednoduše zasílat faxy textové nebo i s vloženým souborem z aplikací rodiny Microsoft Office nebo Microsoft Explorer. Pokud se uživatel rozhodne, může si nechat nainstalovat zcela automaticky lokální faxovou tiskárnu, která dokáže odesílat faxy z libovolné Windows aplikace.

Konverze dokumentů na serveru

FaxChange™ umožňuje konvertovat dokumenty na serveru. To znamená, vše co uživatel odešle jako přílohu faxu se na serveru konvertuje do tiff souboru a následně odesílá faxem. Pro konverzi dokumentů je nutné na serveru nainstalovat aplikace asociované k příslušným dokumentům. Výhodou vkládání dokumentů je především možnost odeslání jedné zprávy na adresáty jak E-mailové, tak faxové (E-mail adresáti přitom dostanou originál dokument, zatímco  FaxChange™ zajistí konverzi dokumentu faxovým uživatelům.

Administrace

FaxChange™ lze administrovat vzdáleně z jakéhokoliv počítače s operačním systémem Windows NT Server nebo Workstation. Administrační utility umožňují jednoduše a přehledně přidělovat faxová práva uživatelům a faxovým skupinám, pracovat s frontou odesílaných faxů, měnit jejich prioritu, případně i volané číslo, zjišťovat, kdo kolik profaxoval, registrovat nově vytvořené krycí stránky, konfigurovat jednotlivé faxové linky a další funkce.

Archivace faxů

Žádné zbytečné papírování, všechny faxy se ukládají v databázi na disku serveru. Faxy je samozřejmě možné kdykoliv vytisknout a tak případně kombinovat klasickou a elektronickou archivaci.

V současné době jsou podporovány databáze Microsoft Access, Microsoft SQL Server a Oracle SQL. Je možné archivovat buď fax v TIFF formátu nebo v originální podobě (u odesílaných faxů) či pouze potvrzení o faxu a to jak u odeslaných, tak i příchozích faxů. Pomocí FaxChange™ API můžete vytvořit DLL knihovnu, která bude faxy ukládat do jakéhokoliv jiného systému - tak je možné realizovat např. archivaci do Document Management systémů apod.

Scanner modul

Tento modul umožňuje faxovat papírové dokumenty pomocí  FaxChange™. Naskenovaný dokument se odešle jako každý jiný fax.

Integrace papírového faxu

Tento modul integruje stolní fax do prostředí  FaxChange™. Papírový dokument odfaxuji na  FaxChange™ a vlastní odeslání a vytáčení již zajistí  FaxChange™.

Výhodou obou modulů je plná integrace veškerého faxování do jednoho prostředí, čímž se vytváří ucelený a úplný archiv faxů.

"FAX MAILING"

Při odesílání faxů pomocí  FaxChange™ můžete k jednomu faxu zadat libovolné množství adresátů.  FaxChange™ automaticky vyplní potřebné informace z faxových adres (jméno, adresa, atd.) do krycích stránek každého faxu.

Faxové adresy

Jako faxové adresy je možné využívat jak adresy z Outlook kontaktů, tak Vaše osobní faxové adresy z osobního adresáře či faxové „custom recipienty“ z globálního adresáře. Je také možné k jednomu adresátovi zadat několik faxových čísel, přičemž pak  FaxChange™ bude postupně vytáčet jednotlivá čísla, dokud se na některé z nich nedovolá.

Krycí stránky

Uživatel může využít buď svoji vlastní krycí stránku nebo společné krycí stránky, zaregistrované na serveru  FaxChange™. Stránky lze jednoduše vytvářet editorem krycích stránek, který je standardně dodáván k  FaxChange™. Na každou krycí stránku je možné vložit řadu proměnných, které se dynamicky přizpůsobí danému adresátovi.

Speciální funkce FaxMailingu

FaxChange™ přistupuje speciálním způsobem k tzv. faxmailingům - hromadným rozesíláním jednoho faxu na množství adresátů (fax poslaný na více než X adresátů, kde X je po instalaci přednastaveno na 10).  FaxChange™ umožňuje automatické snížení priority faxmailingu (ostatní faxy faxmailing „předběhnou“, archivuje se vždy krycí stránka pro každého adresáta a jen jedna stránka obsahující vlastní data (úspora místa na disku), faxmailingy se mohou archivovat bez těla faxu (jen záznam o odeslání nikoliv vlastní fax - opět se uspoří místo na disku).