FaxChange novinky Obsah dokumentace Uživatelská dokumentace Administrátorská dokumentace Rejstřík pojmů Technická podpora Hledání on-line
Outlook klient

Základy použití

Další funkce

Základy použití

Jak odeslat fax?

Z Outlook klienta se fax odesílá podobně jako běžná poštovní zpráva.
  1. Vytvořte novou zprávu příkazem Soubor - Nový - Poštovní zpráva (File - New - Mail Message)
  2. Tlačítkem Komu... (To...) vyberte adresáta; pokud jej ještě nemáte ve svém adresáři, vytvořte novou faxovou adresu.
  3. Vyplňte Předmět (Subjekt).
  4. Napište text zprávy a stiskněte tlačítko Odeslat.
  5. Pokud máte nastavenou funkci "náhled faxu", po chvíli Vám FaxChange pošle náhled faxu před odesláním a můžete rozhodnout, zda fax chcete odeslat nebo ne.
  6. FaxChange pošle zprávu o doručení nebo nedoručení faxu zpět do Outlloku.
V případě, že chcete faxovat z jiných aplikací, musíte mít nainstalovánu klientskou faxovou tiskárnu a postupujete takto:
  1. vytvořte dokument
  2. zvolte příkaz pro vytištění dokumentu a jako tiskárnu vyberte "FaxChange Client Printer"
  3. pokud nemáte spuštěný Outlook, vyskočí okénko pro výběr profilu - vyberte vhodný profil
  4. po chvíli se objeví okno nové zprávy, kde vyplníte adresáta a předmět a zprávu odešlete. V poli zprávy bude vložen jako příloha zkonvertovaný dokument.
  5. pokud máte zapnutý náhled faxu, musíte jej odsouhlasit.
Pokud chcete faxovat z Wordu nebo Excelu a máte aktivovaný velký konvertor, faxujte tímto postupem:
  1. vytvořte dokument
  2. v menu Soubor vyberte příkaz Odeslat - Příjemce pošty (jako příloha)...
  3. pokud není spuštěn Outlook, objeví se okénko pro výběr profilu, vhodný vyberte
  4. objeví se okno nové zprávy. Vyplňte příjemce, předmět a odešlete zprávu. V poli zprávy bude vložen aktuální dokument jako příloha.
  5. Pokud používáte náhled, odsouhlaste jej.

Pokud faxujete poprvé a nemáte instalovanou klientskou tiskárnu, bude Vám nabídnuta její instalace.

Jak odeslat fax v určitou hodinu?
Jak si nastavit posílání náhledu?
Jak si nastavit krycí stránku?
Jak účtovat faxy?

zpět na začátek

Jak vytvořit faxovou adresu?

Faxovou adresu v osobním seznamu adres lze vytvořit dvěma způsoby - buď při psaní nové zprávy po stisku tlačítka Komu... vyberete Nové... nebo při otevřeném osobním seznamu adres (personal adress book) stiskněte tlačítko Nová položka. V obou případech se objeví okno se seznamem typu adres, které lze vytvořit, vyberte položku "faxová adresa" a vyplňte požadované údaje. K nim patří:

faxadr.GIF Zobrazované jméno - pod tímto jménem se adresa zobrazuje v seznamu adres
Faxové číslo - lze zadat více čísel oddělených středníkem, FaxChange se bude pokoušet odeslat fax postupně na všechna čísla.
Speciální znaky:
i - interní volání (v rámci ústředny)
+ - znak mezinárodní předvolby
Jméno - toto jméno lze doplnit na krycí stranu
Firma - položku lze doplnit na krycí stranu
Oddělení - položku lze doplnit na krycí stranu
Jazyk - v jakém jazyce bude krycí strana faxu. Pokud není vyplněn, FaxChange jazyk určí automaticky podle faxového čísla

Pokud chcete zpřístupnit faxové adresy všem uživatelům pomocí globálního seznamu adres (global adress list) v Exchange, musí administrátor v Active directory Users and Computers založit nový kontakt s faxovou adresou. Poté lze daného příjemce faxu vybrat při psaní nové zprávy z globálního seznamu adres.

Faxovou adresu je možno zadat přímo ve formátu příjemce[FAX:číslo], např. Karel Zelený[FAX:02 61388 210]

zpět na začátek

Faxování z kontaktů

Pro odesílání faxu lze využívat kontaktů v adresáři aplikace Outlook. Do položky Fax ve formuláři kontaktu zapíšete faxové číslo. Pokud za sebe napíšete více faxových čísel oddělených středníky, FaxChange se bude automaticky pokoušet odeslat fax postupně na všechna uvedená faxová čísla. Faxovou adresu si můžete vybrat při odeslání faxu z adresáře - Adresář aplikace Outlook, kde se faxové adresy zobrazí.

Nevidíte Kontakty v seznamu adres?

zpět na začátek

Jak přijmout fax?

Doručené faxy se zobrazují ve Outlook klientovi jako zpráva s jiným typem ikony. Pokud tuto zprávu otevřete, zobrazí se formulář se zobrazenou faxovou zprávou (je nutno mít nainstalovánu podporu pro faxové formuláře). K dispozici je nástrojová lišta, která je podobná jako v programu Imaging. Na záložce "Zpráva" je protokol obsahující informace s údaji o faxu (čas, kdy fax dorazil, CSID faxu atd.).
Pomocí nástrojové lišty můžete měnit spůsob zobrazení faxu, jeho rotaci a velikost a zobrazenou stránku (pokud má fax více stran). Dále jsou k dispozici funkce pro odstranění zrnění a zešikmení; pokud fax přeposíláte, je možno jej zeditovat (vložit text, čáry, razítko....). Při přeposlání pak se pak zobrazí dialog "Fax byl změněn, chcete uložit změny?". Možné volby: Dosly fax

Obrázek záložky se zprávou.

zpět na začátek

Náhled faxu

FaxChange umožňuje prohlédnout si fax před odesláním. Tím je možné zkontrolovat, zda fax skutečně vypadá tak, jak jsme si představovali. Tento náhled Vám přijde jako poštovní zpráva chvíli po odeslání faxu z Outlooku. Po otevření náhledu se zobrazí formulář s tlačítky:
Odeslat tento fax - po stisknutí tohoto tlačítka FaxChange začne fax odesílat.
Neodeslat - toto tlačítko stiskněte, pokud se Vám fax nelíbí a nechcete ho odeslat. FaxChange v tomto případě fax neodešle a neposílá již žádné upozornění.

Pokud odesíláte faxy ze svého notebooku pomocí telefonického připojení, doporučujeme funkci náhled faxu vypnout, neboť přenos náhledu zpět na Váš notebook je příliš náročné pro telefonní linku.

Nahled faxu

Jak posílat náhled pro jednu zprávu?
Jak nastavit posílání náhledu pro všechny zprávy?

zpět na začátek

Potvrzení o odeslání/neodeslání

Pokud byl fax úspěšně doručen adresátovi, vrátí se odesílateli poštovní zpráva s formulářem, který oznamuje úspěšné doručení a jsou v něm některé údaje o přenosu (čas odeslání, délka přenosu, CSID cílového faxu atd.). Stisknutím tlačítka Tisk protokolu si můžete potvrzení o odeslání vytisknout na tiskárně.
Pokud se doručení faxu nepodaří z libovolného důvodu (je obsazeno, špatné číslo, porucha linky), vrátí se formulář, který oznamuje, že fax se nepodařilo odeslat. Zkontrolujte správnost faxového čísla a tlačítkem Odeslat tento fax se můžete pokusit fax znovu odeslat. Pokud stisknete Neodeslat, fax bude zrušen.

Potvrzení o (ne)doručení

zpět na začátek

Další funkce

Všechny rozšířené možnosti se nastavují ve vlastnostech zprávy lze nastavovat v dialogu, který se v Outlooku do verze XP zobrazí po výběru v menu Soubor - Vlastnosti, tlačítko Možnosti odeslání (Send Options) v okně vlastností zprávy.

V Outlooku XP a 2003 jsou možnosti pro odesílání SMS zpráv umístěny v menu Soubor u nové zprávy v položce "Možnosti odeslání MobilChange a FaxChange"
Možnosti odeslání Možnosti odeslání XP

Odeslání faxu v určitou hodinu?

Pokud chcete odeslat fax v určitý čas, postupujte takto:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor/Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. V položce Odložené posílání (Delayed send) klikněte na Odeslat a vyberte, který den a v kolik hodin chcete fax odeslat
  5. Stiskněte OK pro opuštění dialogového okna Možnosti odeslání, znovu OK pro opuštění okna Vlastnosti
  6. Odešlete zprávu.

zpět na začátek

Změna posílání náhledu pro jednu zprávu?

Pokud chcete změnit posílání náhledu pro jednu konkrétní zprávu, proveďte tyto kroky
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor/Vlastnosti
  2. V dialogovém okně Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání.
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. Ve výběru Náhled faxu (Fax Preview) vyberte, zda chcete či nechcete poslat náhled (Pro tuto zprávu poslat náhled / Pro tuto zprávu náhled neposílat)
  5. Dvakrát stiskněte OK a odešlete zprávu

Jak nastavit posílání náhledu pro všechny zprávy?

zpět na začátek

Změna posílání náhledu pro všechny zprávy

Standardně se po instalaci FaxChange náhledy posílají. Pokud chcete toto nastavení změnit, proveďte toto nastavení:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor/Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. Ve výběru Náhled faxu vyberte, zda chcete vždy posílat či neposílat náhled (Nastálo zapnout posílání náhledu / Nastálo vypnout posílání náhledu)
  5. Dvakrát stiskněte OK a odešlete zprávu

Jak změnit posílání náhledu pro jednu zprávu?

zpět na začátek

Nastavení krycí stránky pro jednu zprávu

Standardně se k faxové zprávě přidává krycí strana (coversheet), která je každému uživateli přiřazena v programu FxUserM. Pokud chcete pro jeden konkrétní fax použít jinou krycí stranu a máte na to právo, je potřebné udělat:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. Ve výběru Krycí strana (Cover Sheet) vyberte "Změnit pro tuto zprávu na:" a vyberte krycí stránku
  5. Stiskněte OK pro opuštění dialogového okna Možnosti odeslání, znovu OK pro opuštění okna Vlastnosti
  6. Odešlete zprávu
Možnosti výběru:
Standardní - fax se pošle se standardní stránkou, kterou máte nastavenou ve FxUserM.
Bez krycí strany - fax nebude mít krycí stranu.
Přednastavená - z výběru můžete vybrat často používané krycí stránky.
Jiná - napište název krycí stránky, kterou chcete použít. Krycí stránka musí být nainstalována na serveru FaxChange.

Jak si nastavit krycí stránku pro všechny faxy?

zpět na začátek

Nastavení krycí stránky pro všechny zprávy

Pokud si chcete změnit standardní krycí stranu na jinou pro všechny vaše faxy, proveďte:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. Ve výběru Krycí strana vyberte "Změnit nastálo na:" a vyberte krycí stránku
  5. Stiskněte OK pro opuštění dialogového okna Možnosti odeslání, znovu OK pro opuštění okna Vlastnosti
  6. Odešlete zprávu.

Jak si nastavit krycí stránku pro jednu zprávu?

zpět na začátek

Zjištění uživatelského nastavení

Pokud chcete zjistit aktuální uživatelské nastavení náhledu, krycích stran, uživatelských práv, členství ve skupinách atd., použijte postup
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. V okénku Informace o mém nastavení vyberte "Pošlete mi informaci o mém současném nastavení" (Send me my current settings-info)
  5. Stiskněte OK pro opuštění dialogového okna Možnosti odeslání, znovu OK pro opuštění okna Vlastnosti
  6. Odešlete zprávu.

zpět na začátek

Změna účtovacího kódu

Každý fax lze zaúčtovat podle účtovacího kódu pomocí programu fxCostM. Pokud máte právo měnit účtovací kód (costcode), lze jej pro konkrétní fax nastavit takto:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. V rámečku Účtovací kód vyberte jednu z možností:
Neměnit nastavení - fax se zúčtuje podle kódu zadaného administrátorem v fxUserM. Standardně je to kód Všechno.
Pro tuto zprávu změnit na - zadejte kód, podle kterého se zúčtuje právě vytvářený fax
Nastálo změnit na - zadejte kód, podle kterého se budou účtovat všechny faxy, které od této chvíle odešlete.
  1. Stiskněte dvakrát OK a odešlete zprávu.

zpět na začátek

Doplnění volitelných položek na krycí stranu

Na krycí stranu můžete nechat vypsat nejrůznější informace o odesílateli, příjemci a vlastnostech faxu. Navíc je možno použít tři volitelné položky. V použité krycí straně ovšem musí být použity proměnné Uživatelská položka 1, 2, 3.
Obsah proměnných zadáte takto:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - Obecné
  4. Vyplňte v rámečku Volitelné položky na krycí stránku požadované proměnné
  5. Stiskněte dvakrát OK a odešlete zprávu.

zpět na začátek

Nastavení routování faxu

Toto nastavení má smysl, pokud máte ve Vašem podniku více poboček propojených pomocí LAN/WAN, v každé pobočce je FaxChange a používáte faxrouter. Ten umožní při meziměstském faxování zjistit, zda není výhodnější poslat fax nejprve sítí do některé z poboček a teprve odtud faxovat za nižší poplatky (pokud faxujete do města, kde máte svou pobočku).

V dialogu Možnosti odeslání můžete v rámečku Routing faxu nastavit tyto možnosti:
Routovat (pokud je to výhodnější) - fax bude routován podle nastavení faxrouteru (bude se hledat optimální místo odeslání)
Tento fax odeslat lokálně - fax nebude routován, bude odeslán Vaším FaxChange serverem.

zpět na začátek

Rozšířené možnosti faxové adresy

Rozšířené možnosti faxové adresy Při vytváření nové faxové adresy je možné nastavit dva parametry.

První z nich Max. rychlost ovlivňuje nejvyšší rychlost, kterou bude fax odesílán. Tímto nastavením ji můžete omezit, například pokud je faxové zařízení na straně příjemce staršího data výroby a při pokusu o spojení vyšší rychlostí se spojení zhroutí a fax nelze odeslat. Povolené rychlosti jsou 2400, 4800, 7200, 9600, 14400 bps (bit za vteřinu). Při zadání jiné hodnoty se použije nejbližší nižší rychlost (pokud taková je), v ostatních případech je rychlost bez omezení.
Druhý parametr Požadované CSID slouží k zvýšení bezpečnosti - ochraně důvěrných informací. Budete-li odesílat fax na adresu, u které je nastavené požadované CSID, nebude fax odeslán, nepřihlásí-li se fax protistrany CSID, které je nastavené v adrese. Prázdná položka označuje libovolné CSID.
 

zpět na začátek

Odeslání faxu s uživatelským ID

Před odesláním je možno změnit ID (identifikační číslo), pod kterým bude fax uložen v databázi. Toto ID lze později použít pro požadavek na zaslání faxu z archivu.
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - speciální
  4. Vyplňte v rámečku Odeslat tento fax s uživatelským ID požadovanou hodnotu ID.
  5. Stiskněte dvakrát OK a odešlete zprávu.

zpět na začátek

Odeslání faxu s uživatelským CSID

Pro odeslání faxu s jiným CSID, než které je standardně nastaveno (například odeslání soukromého faxu, jehož obsah nijak nesouvisí s firmou) lze použít následující postup:
  1. Před odesláním zprávy vyberte menu Soubor / Vlastnosti
  2. V dialogu Vlastnosti stiskněte tlačítko Možnosti odeslání
  3. Vyberte záložku FaxChange - speciální
  4. Vyplňte v rámečku Odeslat tento fax s CSID požadovanou hodnotu CSID.
  5. Stiskněte dvakrát OK a odešlete zprávu.

zpět na začátek

Integrace papírového faxu

Tento modul umožňuje využití stávajích faxových zařízení připojených na pobočkovou telefonní ústřednu k posílání papírových faxů přes FaxChange, ať již je důvodem centrální archivace, snadné rozeslání mnoha adresátům, nebo možnost snížení nákladů, pokud organizace používá FaxRouter.

Jak se PapírFax používá?
Ze standardního faxového přístroje odešlete fax na linku pobočkové ústředny, která je k provozu PapírFaxu určena. Na jednom počítači (např. sekretariát) je spuštěn program PapírFax, který čeká na původně papírové faxy určené k odeslání. Jamile najde fax pro odeslání, nabídne možnost odeslat fax a vytvoří standardní mail s faxovou zprávou v příloze. Pak stačí již pouze uvést adresáta(y) a fax odeslat do FaxChange.

Papirfax

Postup instalace je uveden v administrátorské části dokumentace v části "Integrace papírového faxu".

zpět na začátek

Scanner modul

Scanner modul má podobnou funkci jako "Integrace papírového faxu". Pro korektní běh této aplikace musíte mít nainstalován scanner, který používá TWAIN interface. Po spuštění programu (Faxscan.exe) se objeví okno se čtyřmi tlačítky: Tento program používá scanner pro získání předlohy faxu, Papírfax využívá faxové přístroje. Výsledná funkce je shodná, záleží jen na tom, které zařízení je výhodnější použít (například které již je k dispozici).

zpět na začátek