|
|
Obsah dokumentace | Uživatelská dokumentace | Administrátorská dokumentace | Rejstřík pojmů | Technická podpora | Hledání on-line |
| Popis Faxchange |
FaxChangeje výkonný faxový server integrovaný do prostředí elektronické pošty. Celá struktura FaxChange je flexibilní a snadno se do ní promítnou specifika jakékoliv organizace. Díky tomu je FaxChange možné úspěšně nasadit jak v malé firmě s několika uživateli, tak i ve velké organizaci se silným faxovým provozem. FaxChange je koncipován tak, aby maximálním způsobem šetřila náklady na faxování. FaxChange má rovněž komponenty, které umožní snadnou integraci se stávajícími informačními systémy v organizaci.
FaxChange Vám umozňuje tento čas zkrátit na minimum. Faxy budete jednoduše a pohodlně posílat přímo ze svého osobního počítače pomocí elektronické pošty. Tedy již žádné chození k faxovému přístroji, žádné ruční vytáčení faxových čísel, žádné problémy s obsazenou telefonní linkou.
Jak FaxChange pracuje
Fax se vytváří buď pomocí tisku na speciální faxovou tiskárnu nebo přímo v klientově elektronické poště, ze které se následně odesílá na příslušný Exchange server. Pomocí konektoru je fax dále poslán do faxového serveru FaxChange, který se již postará o fyzické odesílání faxu do veřejné telefoní sítě. Opačným způsobem pak probíhá příjem faxů do osobních poštovních schránek jednotlivých uživatelů.
FaxChange Vám pomůže faxové náklady výrazně snížit. Umozňuje vám snadno sledovat náklady na uživatele, skupinu či projekt, ale i zjistit kdo, kam a za kolik faxoval. Dokáže určit, který pracovník bude faxovat místně, meziměstsky, mezinárodně, nebo úplně faxování zakázat. Umí nastavit odesílání faxů na dobu, kdy jsou telefonní poplatky nižší (v noci a o víkendu), či využít FaxRouter.
FaxChange je možné nakonfigurovat tak, aby automaticky zvolil optimální dobu odesílání vzhledem k výši telefonních poplatků. Toto nastavení je možné provést nejen globálně pro všechny odesílané faxy, ale i jen pro některá faxová čísla, přičemž je možné vždy pracovat se třemi různými prioritami faxové zprávy.
Tato funkce je zajímavá pro velké organizace s více pobočkami propojenými počítačovou sítí. Modul FaxRouteru umožňuje směrovat faxy přes počítačovou síť k odeslání z místa, které je z hlediska poplatků za faxování výhodnější. Např. pokud posíláme fax z Prahy do Brna, je výhodnější nejdříve fax poslat elektronickou poštou do Brna a teprve z Brna faxovat na příslušné lokální faxové číslo za lokální tarif.
FaxChange nevyžaduje instalaci klientů - vše se instaluje na server, klientské komponenty se instalují automaticky při prvním použití faxové služby. Uživatelé ušetří čas, který je nutný při odesílání z klasického faxu.
Kolik lidí si ho mezitím přečte?
FaxChange umožňuje automatické doručování faxů adresátovi bez účasti operátora, který by faxy rozděloval. Obdržíte Váš fax ihned po jeho příchodu do Vaší firmy, a navíc Vám bezpečnost operačního systému Windows NT zajistí, že fax nepřijde do nepovolaných rukou.
FaxChange umožňuje několik způsobů směrování příchozích faxů:
Každý uživatel může mít přiděleno virtuální faxové číslo, na základě kterého se příchozí faxy směrují do poštovní schránky konkrétního uživatele. Tento způsob routování vyžaduje spolupráci pobočkové ústředny, která po přesměrování faxu z virtuální linky na fyzickou faxovou linku zopakuje pro faxový server koncovou sekvenci čísel identifikující cílovou poštovní schránku.
Faxy jsou směrovány na základě MSN čísla.
CSID je identifikační řetězec specifické pro každý jednotlivý faxový přístroj. Na základě CSID čísla umí FaxChange směrovat faxy vždy ke konkrétnímu uživateli.
OCR modul FaxChange umí přeložit fax z tiffu do textu (RTF nebo Microsoft Word). Tento modul také implementuje OCR routing. Modul vyhledává na první straně faxu potenciální adresáty, kterým je fax zasílán.
Všechny příchozí faxy na danou faxovou linku jsou ukládány do jedné poštovní schránky případně do "sdílené složky" Exchange Serveru. Odtud je pak možné faxy přeposílat cílovým adresátům.
Podporované ústředny
Pro přímé směrování faxů je podporována řada ústředen (např. Siemens Hicom, Ericsson, Alcatel, Kapsch, AT&T atd.). FaxChange též obsahuje speciální modul pro propojení ústředny Ericsson, která standardně nepodporuje DTMF signalizaci. Pokud potřebujete zjistit, zda je možné propojit FaxChange s Vaší ústřednou, kontaktujte oddělení technické podpory.
Jak dlouho jim trvalo než se to naučili?
Faxování s pomocí FaxChange je velmi snadné a nevyžaduje téměř žádné školení. Je to dáno především začleněním FaxChange do prostředí elektronické pošty. Faxy se posílají a přijímají stejným způsobem jako běžná elektronická pošta (e-mail) přímo z osobního počítače.
FaxChange je integrována do E-mail systémů Microsoft Exchange Server, NT/SMTP a Lotus Notes. Ne pro všechny systémy jsou dostupné všechny moduly FaxChange. Všechny moduly jsou dostupné pouze pro Microsoft Exchange Server. Zde najdete soupis funkcí pro ostatní E-mail systémy.
díky přímé integraci FaxChange s poštovním serverem je možno pro odesílání a přijímání faxů používat již existující poštovní klienty. Není tedy nutné instalovat jakékoliv klientské rozšíření. To umožňuje jednoduše zasílat faxy textové nebo i s vloženým souborem z aplikací rodiny Microsoft Office nebo Microsoft Explorer. Pokud se uživatel rozhodne, může si nechat nainstalovat zcela automaticky lokální faxovou tiskárnu, která dokáže odesílat faxy z libovolné Windows aplikace.
FaxChange umožňuje konvertovat dokumenty na serveru. To znamená, vše co uživatel odešle jako přílohu faxu se na serveru konvertuje do tiff souboru a následně odesílá faxem. Pro konverzi dokumentů je nutné na serveru nainstalovat aplikace asociované k příslušným dokumentům. Výhodou vkládání dokumentů je především možnost odeslání jedné zprávy na adresáty jak E-mailové, tak faxové (E-mail adresáti přitom dostanou originál dokument, zatímco FaxChange zajistí konverzi dokumentu faxovým uživatelům.
FaxChange lze administrovat vzdáleně z jakéhokoliv počítače s operačním systémem Windows NT Server nebo Workstation. Administrační utility umožňují jednoduše a přehledně přidělovat faxová práva uživatelům a faxovým skupinám, pracovat s frontou odesílaných faxů, měnit jejich prioritu, případně i volané číslo, zjišťovat, kdo kolik profaxoval, registrovat nově vytvořené krycí stránky, konfigurovat jednotlivé faxové linky a další funkce.
Již žádné zbytečné papírování, všechny faxy budou uloženy v databázi na disku Vašeho serveru. Faxy je samozřejmě možné kdykoliv vytisknout a tak případně kombinovat klasickou a elektronickou archivaci.
V současné době jsou podporovány databáze Microsoft Access, Microsoft SQL Server a Oracle SQL. Je možné archivovat buď fax v TIFF formátu nebo v originální podobě (u odesílaných faxů) či pouze potvrzení o faxu a to jak u odeslaných, tak i příchozích faxů. Pomocí FaxChange API můžete vytvořit DLL knihovnu, která bude faxy ukládat do jakéhokoliv jiného systému - tak je možné realizovat např. archivaci do Document Management systémů apod.
tento modul umožňuje faxovat papírové dokumenty pomocí FaxChange. Nascanovaný dokument se odešle jako každý jiný fax.
tento modul zaintegruje stolní fax do prostředí FaxChange. Papírový dokument odfaxuji na FaxChange a vlastní odeslání a vytáčení již zajistí FaxChange.
Výhodou obou modulů je plná integrace veškerého faxování do jednoho prostředí, čímž se vytváří ucelený a úplný archiv faxů.
Při odesílání faxů pomocí FaxChange můžete k jednomu faxu zadat libovolné množství adresátů. FaxChange automaticky vyplní potřebné informace z faxových adres (jméno, adresa, atd.) do krycích stránek každého faxu.
jako faxové adresy je možné využívat jak adresy z Outlook kontaktů, tak Vaše osobní faxové adresy z osobního adresáře či faxové "custom recipienty" z globálního adresáře. Je také možné k jednomu adresátovi zadat několik faxových čísel, přičemž pak FaxChange bude postupně vytáčet jednotlivá čísla, dokud se na některé z nich nedovolá.
Uživatel může využít buď svoji vlastní krycí stránku nebo společné krycí stránky, zaregistrované na serveru FaxChange. Stránky lze jednoduše vytvářet editorem krycích stránek, který je standardně dodáván k FaxChange. Na každou krycí stránku je možné vložit řadu proměnných, které se dynamicky přizpůsobí danému adresátovi.
FaxChange přistupuje speciálním způsobem k tzv. faxmailingům - hromadným rozesíláním jednoho faxu na množství adresátů (fax poslaný na více než X adresátů, kde X je po instalaci přednastaveno na 10). FaxChange umožňuje automatické snížení priority faxmailingu (ostatní faxy faxmailing "předběhnou", archivuje se vždy krycí stránka pro každého adresáta a jen jedna stránka obsahující vlastní data (úspora místa na disku), faxmailingy se mohou archivovat bez těla faxu (jen záznam o odeslání nikoliv vlastní fax - opět se uspoří místo na disku).
FaxChange umožňuje snadno a rychle rozšířit kapacitu v případě nárůstu faxového provozu. Umožnit faxování dalším uživatelům je možné jednoduchým zásahem administrátora. V případě nedostatečné kapacity faxových linek stačí doinstalovat další modem a okamžitě se kapacita FaxChange zvýší.
FaxChange byla od počátku vyvíjena pro silný faxový provoz.
Specializované faxové karty Brooktrout a GammaLink umožňují snížit zatížení procesoru počítače. Veškeré faxování probíhá přímo na kartě, která je vybavena vlastním procesorem a velkou vyrovnávací pamětí. Vlastní faxování se z hlediska počítače omezuje na předání dat k odfaxování do karty a karta již jen oznámí úspěšnost či neúspěšnost dané operace. To umožňuje snížit zatížení serveru a nasadit FaxChange i na poměrně velmi vytížený server.
Pro organizace, kde je faxový provoz tak vysoký, který nestačí zvládat ani dedikovaný faxový server, je možné vytvořit distribuovanou instalaci. (Jednotlivé komponenty FaxChange se rozdělí na více počítačů, případně některé komponenty je možné v rámci jedné licence nainstalovat vícekrát, dle potřeby.
FaxChange je možné velmi snadno integrovat s jinými informačními systémy. V praxi to znamená, že můžete např. využívat služeb FaxChange z prostředí Vašeho informačního systému nebo sdílet společné informace.
FaxChange je koncipována jako plně otevřený systém, který je možné snadno integrovat s jinými informačními systémy . FaxChange ukládá všechna data do databáze, jejichž struktura je popsána v dokumentaci.
S FaxChange je dodáváno programátorské rozhraní, které umožňuje snadno rozšiřovat a přizpůsobovat stávající funkce FaxChange. API obsahuje zároveň vzorové aplikace ve zdrojovém kódu.