FaxChange novinky Obsah dokumentace Uživatelská dokumentace Administrátorská dokumentace Rejstřík pojmů Technická podpora Hledání on-line
Úvod do administrace FaxChange

Úvod

Tento dokument je zde pro to, aby Vám odpověděl na základní otázky ohledně administrace FaxChange.
Pokud zde nenaleznete odpovědi na všechny své otázky, zkuste ještě: Obsah

FaxChange -- co to je?

V datasheetech jste se o FaxChange mohli dočíst, že je to výkonný faxový server pro Windows NT, modulární a plně integrovaný do MS Exchange. Co to znamená pro Vás, pro administrátora?

zpět na začátek

Čím se FaxChange liší od "malých" faxových řešení?

Většina administrátorů se jistě již setkala s nějakým programem realizujícím tzv. "malé" faxové řešení -- tj. faxovým programem pro jeden počítač, využívajícím faxmodem. Jejich obvyklá činnost se dá shrnout do následujícího postupu:
  1. Z libovolného programu (například textového editoru) uživatel vytiskne dokument na "faxovou tiskárnu". Tím zajistí převod dokumentu z libovolného formátu do "faxového obrázku".
  2. Je zobrazeno okno, do kterého uživatel zadá, kam má být fax poslán, případně další informace (jméno adresáta atd.)
  3. Faxový software fax odešle.
  4. Na obrazovce vyskočí dialog "Váš fax byl v pořádku odeslán".

Odeslání faxu pomocí FaxChange se provádí poněkud jinak:

  1. Uživatel připraví dokument k odeslání. V klientském programu MS Exchange nebo v MS Outlooku jej odešle na adresu typu "FAX", která obsahuje všechny potřebné informace o adresátovi.
  2. FaxChange server převede dokument do formátu faxového obrázku.
  3. Uživateli je doručen náhled faxu -- tj. zobrazení, jak bude fax vypadat při odeslání. Uživatel si jej prohlédne a pokud mu vyhovuje, zadá "odeslat".
  4. FaxChange fax odešle.
  5. Do e-mailové schránky odesilatele je doručeno potvrzení o odeslání / neodeslání. Pokud fax nebylo možno doručit, má uživatel možnost nechat fax odeslat znovu.

Základní odlišností od klasického "malého" řešení je tedy vytváření dokumentů pro odfaxování. Není třeba žádné tisknutí na "faxovou tiskárnu". Prostě uživatel v klientském programu MS Exchange zvolí "Nová zpráva", napíše text zprávy (s využitím všech schopností RTF textu), případně připojí přílohu, a zprávu klasickým způsobem odešle -- jenom místo např. "internetové" adresy zvolí adresu faxovou. Konverze dokumentů do obrázku odeslatelného faxem se provádí na serveru.

Možnost tisku na "faxovou tiskárnu" tím není odstraněna! Na serveru není možno konvertovat všechny dokumenty (musely by tam být nainstalované všechny aplikace, které používají klienti). I v rámci FaxChange je tedy k dispozici virtuální tiskárna (nyní pro Windows 95 a Windows NT 4.0), běžný uživatel ji však použije jen velmi vyjímečně. A i odesílání pomocí faxové tiskárny probíhá podle výše uvedeného schématu; po vytištění dokumentu na faxovou tiskárnu je zobrazeno známé okénko "nová zpráva", ve kterém je jako příloha faxový obrázek (TIFF dokument třídy TIFF.F CCITT G3/G4).

Použitím centrálního faxového serveru dále získáváte následující výhody:

zpět na začátek

Jak tedy spravovat FaxChange?

Při vytváření instalačního programu Faxchange jsme vycházeli ze základního požadavku: po skončení instalace musí být FaxChange použitelná bez jakýchkoli dalších zásahů. V případě jednoduchých instalací (málo uživatelů, každý má právo faxovat kamkoli...) je instalace to poslední, co musí administrátor udělat. Pokud ovšem chcete využít celý potenciál služeb FaxChange, je nutno věnovat trochu času dalšímu nastavení. A o tom je tento dokument.

zpět na začátek

Základní pojmy...

Nejprve je potřeba ujednotit terminologii a přinést vysvětlení pojmů, které budeme v dalším textu používat.
CSID
Identifikace faxu (faxového přístroje). Každý faxový přístroj (případně každá linka faxového serveru) má nastavitelné identifikační číslo (CSID), kterým se "představuje" při komunikaci s jiným faxem. Většinou se jako CSID zadává faxové číslo v mezinárodním formátu (+420-2-5454545) nebo název organizace.
Krycí stránka (coversheet)
Před vlastní text zprávy je faxovým serverem přidána takzvaná krycí stránka (coversheet). Ta obsahuje informace o odesilateli a adresátovi faxu, případně další -- subjekt zprávy atd. Podle krycí stránky jsou například faxy tříděny na straně příjemce -- sekretářka je rozděluje do schránek jednotlivých uživatelů.
Náhled faxu
Při konverzi dokumentů na straně serveru se mohou do faxu zanést nepřesnosti dané například tím, že na serveru není nainstalované stejné písmo, jako u klienta. Proto je fax po konverzi do faxového obrázku odeslán zpět klientovi ( náhled faxu). Uživatel si fax prohlédne a dá souhlas k jeho odeslání (nebo jej zruší).
Směřování (přijatého) faxu
Pokud FaxChange přijme fax, je jejím úkolem doručit ho do mailboxu správného uživatele. Podle dostupných informací o faxu (PABX (viz kapitola o směřování faxů), CSID či čísla linky) a podle nastavení v fxUserManageru FaxChange zvolí e-mail, na který bude fax doručen.

zpět na začátek

Úvod do správy uživatelů

Pro správu uživatelů je ve FaxChange určen program fxUserM. Jeho ovládáni je popsáno v nápovědě, zde se zaměříme na jeho použití .
Je databáze uživatelů shodná s databází MS Exchange?

Databáze uživatelů FaxChange není databází MS Exchange; FaxChange své informace ukládá jinde.

Jak se informace z MS Exchange dostanou do FaxChange databáze?

Mohou se tam dostat dvěma cestami: automatickým přidáním uživatelů a provedením synchronizace databáze.

Automatické přidávání uživatelů je po standardní instalaci FaxChange zapnuto. Pokud se uživatel, který není v databázi, pokusí odeslat fax, je faxserverem přidán do databáze. Jeho nastavení se vezme z nastavení standardního uživatele "*". Automatické přidávání je možno vypnout v programu fxCfg na záložce Systém.

Synchronizaci databáze provádí administrátor v programu fxUserM v hlavním menu. Při S.D. je z MS Exchange vyexportován adresář uživatelů (celý nebo jen některé jeho kusy) a načten do FaxChange databáze. Zároveň jsou z FaxChange databáze odstraněni uživatelé, kteří již nejsou v databázi MS Exchange Serveru.

Doporučujeme provést synchronizaci databáze -- tím máte zaručeno u všech uživatelů FaxChange takové nastavení, jaké VY chcete.

Jak smažu uživatele z databáze?

Pokud je uživatel odstraněn z databáze MS Exchange Serveru, je po synchronizaci databáze odstraněn i z databáze FaxChange. Pokud uživatel existuje v databázi MS Exchange Serveru, není žádná možnost, jak ho smazat z databáze FaxChange. Ale není k tomu ani žádný důvod. Pokud nemá mít právo používat faxovou službu, je možno mu faxování zakázat.

Jaké typy záznamů jsou v uživatelské databázi?

Nachází se zde uživatelé, skupiny uživatelů a distribuční listy .

Na co jsou "skupiny uživatelů"?

Skupiny uživatelů jsou zde proto, aby Vám ulehčily správu většího množství uživatelů. Založte skupiny podle skutečného třídění uživatelů u Vás v organizaci -- např. "Marketing", "Technici", a "Vedení"...

Nyní zkuste editovat některého uživatele. Zjistíte, že většina "nastavovátek" je třístavová -- zvoleno / nezvoleno / šedivé. Pokud je volba šedivá, znamená to, že se bude brát nastavení ze skupiny, do níž uživatel patří. A to je to, co nám vyhovuje.

U krycí stránky a platebního kódu se bere nastavení ze skupiny tehdy, pokud u uživatele není v dané kolonce žádný text -- tj. kolonka je prázdná.

Nastavte všechny volby u uživatele na defaultní (tj. šedivé či u krycí stránky / platebního kódu prázdné). Po běžné instalaci jsou uživatelé nastaveni právě takto. Nyní se tedy nastavení berou ze skupiny, do které uživatel patří.

Potřebujete pro část firmy změnit krycí stránku na jinou? Změňte ji tedy v nastavení odpovídající skupiny. Myslíte si, že technici by neměli faxovat do zahraničí? Zakažte to celé jejich skupině...

Na co jsou "distribuční listy"

"Distribuční listy" -- pod tímto označením se skrývají "Custom recipienti" a "distribuční listy" na úrovni MS Exchange Serveru. Uživatel typu "distribuční list" (FaxChange DL) nemůže faxy odesílat, může je jenom přijímat.

Na co jsou v databázi záznamy "@" a "*"?

Tyto dva záznamy jsou v databázi jakožto standardní nastavení pro nové záznamy. Pokud je přidáván uživatel, jsou jeho parametry nastaveny podle uživatele "*". Pokud je v fxUserM přidávána skupina, kopíruje se nastavení ze skupiny "@".

Na co je "účtovací kód" (costcode)?

FaxChange umožňuje pomocí programu fxCostM provádět statistiku, kolik kdo profaxoval peněz. Toto sledování je možno dělat na úrovni uživatelů, skupin a platebních kódů. Uživatelé a skupiny... OK, ale na co je tedy "platební kód"?

Chceme sledovat náklady na faxování například v rámci projektů -- každý uživatel může pracovat na více projektech, na jednom projektu mohou spolupracovat uživatelé z různých skupin. Sledování skupin ani uživatelů nám tedy nepomůže. Zde přichází na řadu platební kód (costcode): Každý uživatel může mít na začátku přidělen nějaký platební kód (např. dle skupin). Pokud mu (v fxUserM) povolíme měnit svůj platební kód, může v "možnostech odeslání" u každého odesílaného faxu zadat platební kód, pod který daný fax spadá. Okamžitě tedy máme možnost sledovat, kolik nás který projekt stál.

Chci uživateli / skupině změnit krycí stránku, ale v comboboxu "krycí stránka" její jméno není!

Ve vyskakovacích menu v fxUserM se zobrazují jen takové volby, které již jsou v databázi uživatelů alespoň jednou použity. Pokud tedy chci přidat krycí stránku, která zde ještě není, poprvé ji musím zapsat ručně (z klávesnice). Následně se již bude zobrazovat.

Toto platí pro všechny "comboboxy" (vyskakovací menu) v rámci fxUserM!

zpět na začátek

Směrování přijatých faxů

Směřování přijatých faxů se taktéž nastavuje v programu fxUserM. Co to je?

U každého přijatého faxu má FaxChange k dispozici následující údaje:

FaxChange se pokouší vybrat nejvhodnějšího adresáta faxu podle následujících pravidel:

  1. Je k dispozici informace o PABX volbě a je pro ní v fxUserM nastaven adresát? Fax je mu odeslán.
  2. (Předchozí bod nebyl splněn) Je pro CSID odesilatele v fxUserM nastaven nějaký adresát? Fax je mu odeslán. (Směřování podle CSID může být nastavováno automaticky při odesílání faxu, více informací najdete ve Whitepapers, v dokumentu "Automatická CSID identifikace a směřování")
  3. (Předchozí bod nebyl splněn) Je v fxUserM nastaven adresát pro danou fyzickou linku? Fax je mu odeslán.
  4. (Předchozí bod nebyl splněn) Fax je odeslán administrátorovi FaxChange (nastaven v fxCfg na záložce Správce).

Jak se nastavuje DIR/PABX směřování faxu a které ústředny ho podporují, se dozvíte ve WhitePapers.

zpět na začátek

Krycí stránky

Co je to krycí stránka, to již víme. Nyní je otázka: Jak s nimi vlastně FaxChange pracuje?
Kde se dá nastavit krycí stránka pro fax?

Standardně má každý uživatel nastaveno jméno krycí stránky v databázi uživatelů (nebo je má nevyplněné, pak se používá krycí stránka nastavená u jeho skupiny).

V "možnostech odeslání" zprávy je možno nastavit změnu coversheetu pro aktuální fax nebo již nastálo (pokud to má uživatel v fxUserM povoleno!). Krycí stránku je zde možno zadat:

Jaké jsou typy krycích stránek?

Krycí stránka je soubor typu CVS, produkovaný editorem krycích stránek FaxChange ( FxCvrEd ).

Jak tedy nejlépe udělat krycí stránku?

Pokud chcete mít na podkladu krycí stránky obrázek, logo firmy atd., je nejprve potřeba připravit podkladový TIFF soubor. Nejlépe tak, že vytvoříte dokument ve svém oblíbeném textovém / grafickém editoru a vytisknete jej na klientskou faxovou tiskárnu. Vzniklý TIFF soubor (je jako příloha v nové zprávě) si uložíte a načtete do fxCvrEd.

Pokud Vám stačí bílý podklad + text + čáry + rámečky, spusťte rovnou fxCvrEd a zvolte "Nový".

V fxCvrEd můžete do TIFF obrázku vkládat text, čáry, rámečky a vkládané proměnné. Proměnné obsahují informace, které budou na coversheet doplněny ve chvíli vytváření krycí stránky faxserverem.

Tipy a triky:

Kam vzniklou krycí stranu nahrát?

Přečtěte si následující sekci -- jazyková podpora.

zpět na začátek

Jazyková podpora

Faxchange byla vytvářena s ohledem na co nejlepší podporu národních prostředí. V následujících odstavcích se dočtete, jak tuto jazykovou podporu co nejlépe využít.
Kde se nastavuje jazyk, kterým FaxChange komunikuje s administrátorem?

Zprávy pro administrátora se posílají v jazyku nastaveném v fxCfg na záložce Správce.

Administrační utility a Instalace FaxChange obsahují jazykovou podporu pro češtinu, němčinu a angličtinu -- a přepínají se automaticky podle nastavení Windows NT (Control panel -> Regional settings).

Kde se nastavuje jazyk, kterým FaxChange mluví s uživatelem?

Toto je trochu složitější. Komunikace s uživatelem se skládá z několika prvků:

Co je to "standardní jazyk FaxChange"?

Instalace FaxChange se vás pod titulkem "Místní informace" ptala na název státu, kde je nainstalovaná, mezinárodní a meziměstskou předvolbu... a jazyk, který se zde používá. To je on.

Nevíte, co jste nastavil(a)? Podívejte se do fxCfg -> Vytáčení -> Mezinárodní předvolba. Zde je mezinárodní předvolba státu, ve kterém jste. Nálsedně na záložce "Meziměstská a zahraniční volání" najděte tento stát. Dole je uveden "Jazyk, kterým se zde mluví". To je on.

Jak ho změnit? Přímo zde v databázi.

Na co se používá? Po nainstalování se standardně všem uživatelům posílají zprávy v tomto jazyce. A také se podle něj vybírají krycí stránky.

Jak se vybírá jazyk krycí stránky?

Krycí stránky jsou v podadresářích adresáře faxchange/data/cover/ . Vybírají se následujícím způsobem:

Jak tedy zajistím, aby do anglie odcházely faxy s anglickou krycí stránkou, do německa s německou...?

Vytvoříte anglický, německý, český ... coversheet. Všechny pojmenujete stejně. A každý uložíte do odpovídajícího jazykového podadresáře v faxchange/data/cover/ . FaxChange pak sama vybere odpovídající jazyk.

Jak zajistím, aby všechny faxy měly krycí stránku anglicky, bez ohledu na cílovou zemi?

Vytvoříte jen jeden coversheet daného jména, a to anglický. Nahrajete ho buď do všech jazykových podadresářů, nebo (lépe) jen do adresáře odpovídajícího standardnímu jazyku FaxChange (v ostatních adresářích pak nesmí být žádný jiný coversheet stejného jména).

Stále nerozumím -- vytvořil jsem si krycí stránku své firmy. V jednom jazyce. A chci, aby byla při faxování vždy použita. Kam jí mám nahrát?

Nahrajte jí do adresáře odpovídajícího standardnímu jazyku FaxChange (tj. do adresáře odpovídajícího jazyku, který byl zvolen při instalaci FaxChange).

zpět na začátek

Jak se konvertují dokumenty na serveru?

Na serveru se automaticky konvertují dokumenty uvedené v tabulce obsahující typ dokumentu a způsob konverze.

Dokumenty RTF se konvertují speciální aplikací využívající OLE objekt RichEdit. Obrázky TIFF konvertuje speciální modul. Ostatní dokumenty se konvertují tím způsobem, že jejich "mateřská" aplikace je spuštěna pomocí OLE a dostane za úkol je vytisknout na faxovou tiskárnu. Výstup z faxové tiskárny je odebrán a zpracován.

Pokud chcete vypnout (např. z důvodu přetížení serveru) konverzi všeho kromě RTF a TIFF, zrušte v fxCfg na záložce Systém volbu "Konvertovat všechny typy dokumentů".

zpět na začátek

Další zajímavé informace

zpět na začátek